සුළු ව්‍යාපාරිකයිනි: ආයතනික විශේෂ දැනුම රැස්කරගන්නට “දැනුම දියඇල්ලක්” සකසා ගන්න

සෑම ව්‍යාපාරයටම විශේෂිත වූ දැනුමක් තිබෙනවා. එම දැනුම භාරව සිටින්නන් ඉන්නවා. ඔවුන් ඔබගේ ආයතනික මතකයේ භාරකරුවෝ.

ඔවුන් ඔවුන්ගේ දැනුම ඊළඟ පරම්පරාවට, නව සේවකයින්ට බෙදා දෙන බව ස්ථිර කරන්නේ කොහොමද? නිරන්තරව පුහුණු කටයුතුවල නියැලෙමින් නොසිට එම කාර්යය කරන්නට ඔවුන් යොමු කරන්නේ කෙසේද?

සුළු ව්‍යාපාරවල විශේෂිත දැනුම ලිඛිතව සටහන් කරගෙන නැහැ

විශාල ව්‍යාපාරවල මෙන් සුළු හා මධ්‍ය පරිමාණ ව්‍යාපාරවල ආයතනික දැනුම සහ එක් එක් විශේෂිත ක්‍රියාවලි සිදුකරන ආකාරය, පහසු ක්‍රම සහ විදි, වැදගත් ගනුදෙනුකරුවන් සමඟ සම්බන්ධ වීමේ දී වැදගත් වන විශේෂිත දැනුම වැනි දේ ලිඛිතව සටහන් කරගෙන නැහැ. සමහරවිට ව්‍යාපාර හිමිකරුවා පවා හරිහැටි මේ කටයුතු කෙරෙන නිවැරදි ක්‍රමය නොදැන සිටිය හැකියි. බොහෝ සුළු ව්‍යාපාර අත්දැකීම් සහිත, කැපවීමෙන් වැඩ කරන සේවකයින් මත තම සාර්ථකත්වයේ රහස් සැඟවී ඇති බව අවබෝධ කර ගන්නේ නැහැ.

යම් හෝ දිනක, යම් හෝ හේතුවක් නිසා මේ සේවකයින් ආයතනය හැර ගිය විට ව්‍යාපාර හිමියා කරදරයක වැටෙනවා. අනිත් සේවකයන්ට එම කටයුතු නිවැරදිව කරන ආකාරය සොයා ගැනීමට බොහෝ කලක් ගත වෙනවා. කටයුතු අකාර්යක්ෂම වෙනවා. වැරදි සිදුවෙනවා. කාලය සහ මුදල් වැය වෙනවා. වටිනා ගනුදෙනුකරුවන් සමඟ පවත්වාගෙන ගිය සබඳතා බිඳ වැටෙන්නට වැටෙන්නටත් මෙය හේතු වන්නට පුලුවනි.

ආයතනය තුළ දැනුම දියඇල්ලක් සකසා ගැනීම

එබැවින් ආයතනය සඳහා විශේෂිත වූ ක්‍රියාවලියක් සඳහා හෝ ගනුදෙනුකරුවකු සඳහා වූ විශේෂිත දැනුම අන් අයටද අවබෝධ කරගත හැකි ආකාරයකින් රැස්කර ගැනීම බොහෝ වැදගත්.

Knowledge Cascade නොහොත් දැනුම දියඇල්ලක් ආයතනය තුළ සකසා ගැනීමෙන් ඔබට මෙය කළ හැකියි.

එමගින් ආයතනික විශේෂ දැනුම සහිත අය ඔවුනගේ දැනුම කුඩා කණ්ඩායම් සමග බෙදා ගැනීමේ ක්‍රමයක් සැකසෙනවා. එම කුඩා කණ්ඩායම්වල සාමාජිකයන් වී ආයතනික විශේෂිත දැනුම දැනුම ලබාගන්නා අය විසින් මීළඟ පරම්පරාවට එම දැනුම බෙදාහැරීමේ වගකීම භාරගත යුතුයි. ආයතනය ගැන විශේෂිත දැනුමක් සහිත අයගෙන් ලැබෙන දැනුම තමන් උගෙන අන් අයට ද කියා දීම මෙහිදී සිදුවෙනවා. මෙය කුඩා හමුවක් ලෙස හෝ සාකච්ඡා ලෙස ව්‍යූහගතකළ හැකියි. එහිදී විශේෂ දැනුම සහිත අය සාකච්ඡාවලට සහභාගී වෙමින් අන් අය සමග තමන්ගේ දැනුම බෙදා හදා ගන්නව.

එහෙම නැත්නම් ආයතනයට විශේෂිත දැනුම නිර්මාණශීලීව, විශේෂිත දැනුම දන්නා කෙනෙකු විසින් ඉදිරිපත් කරන වීඩියෝවකින් හෝ podcast එකක් මගින් සුරක්ෂිත කර ගැනීමෙන් (audio) හෝ අන් අය සමග බෙදාගත හැකි තත්ත්වයකට පත් කරන්නට ඔබට පුළුවන්.

මේ විශේෂිත දැනුම ලිඛිතව සටහන් කරගන්නටත් ඔබට පිළිවනි. නමුත් සමහර දේ සාර්ථකව එසේ සටහන් කරගන්නට බැහැ.

සමහර දේ සාර්ථකව සටහන් කරගන්නට බැහැ

උදාහරණයක් වශයෙන් වැදගත් ගනුදෙනුකරුවකුගෙන් ලැබිය යුතු මුදල් කල් යන විට එය ලබා ගැනීම සඳහා කුමක් කළ යුතුද, කුමක් නොකළ යුතුද, කාට කතා කළ යුතුද, කාට කතා නොකළ යුතුද, කෙසේ කතා කළ යුතුද, කෙසේ ගැටලුව විසඳා ගත හැකිද යනාදිය එම කටයුත්ත කලක් ඔස්සේ කළ පුද්ගලයා අත්දැකීමෙන් ලබාගත් විශේෂිත දැනුමයි. එය සාර්ථකව ලියා තැබීම පහසු නැහැ. එය ඉගැන්වීම ඊට වඩා පහසුයි.

එනිසයි වීඩියෝ ඕඩියෝ මාධ්‍ය වැදගත් වන්නේ. එවිට ව්‍යාපාරයේ අනාගතනාගත සේවකයන් හට එයට සවන් දී හෝ එය නරඹා එම දැනුම ලබා ගන්නට අවස්ථාව සැලසෙනවා.

එම දැනුම සහිත පුද්ගලයා ආයතනය හැර ගිය විට ඔබේ ව්‍යාපාර ක්‍රියාවලීන් නොකඩවා කාර්යක්ෂමව පවත්වාගැනීමට, කාලය සහ මුදල් නාස්ති නොකිරීමට මෙන්ම වැදගත් ගනුදෙනුකාර සහ බාහිර ආයතන හා සම්බන්ධතා නොකඩවා, මනාව පවත්වාගැනීමට ද මෙය ඉවහල් වෙනවා.

මේ ආකාරයෙන් නිශ්චිත පිළිගත් ක්‍රමයකට ආයතනික විශේෂ දැනුම බෙදා හදාගැනීමේ ක්‍රමයක් සකසා ගත යුතුයි. එමගින් ඔබ කරන්නේ වැදගත් දැනුම අනාගත පරපුර සඳහා එකතු කර ගැනීම පමණක් නොව, එම දැනුමේ වටිනාකම සහ බලපෑම අනාගතය වෙතටත් දිගු කිරීමයි.

මෙම උපදෙස උපුටාගත්තේ ඩොරති ලෙනාඩ් සහජේම්ස් මාර්ටින් ගේ How Your Organization’s Experts Can Share Their Knowledge නම් කෘතියෙනි.

Adapted from: Harvard Business Review – The Management Tips of the Day: Create a Knowledge Cascade to Capture Institutional Memory